Traslados de oficinas: claves para gestionarlos con éxito

Cambiar de oficina es un proceso que muchas empresas deben afrontar en algún momento por muy diversos motivos: crecimiento del equipo, necesidad de una mejor ubicación, mejoras en la infraestructura… Sea cual sea el motivo, una mudanza de oficina implica mucho más que trasladar muebles y equipos: exige planificación, coordinación y una ejecución cuidadosa para evitar interrupciones en las operaciones diarias.

Aspectos clave para que una mudanza de oficina salga bien

Dada la complejidad de una mudanza de oficinas, es importante tener en cuenta una serie de aspectos para que se lleve a cabo sin sobresaltos y que todo transcurra sin incidentes desde el proceso de planificación hasta el traslado propiamente dicho.

Planificación anticipada

Una mudanza de oficina no puede improvisarse. Es fundamental empezar a planificar con antelación, preferiblemente con varios meses de margen, para no dejar cabos sueltos. Cuanto más tamaño tenga la oficina y más numerosos sean los equipos y enseres a trasladar, más complejo será el traslado y más importante será planificar la mudanza con antelación.

El primer paso es definir una fecha aproximada para el traslado. A partir de ahí, se debe elaborar un calendario con todas las tareas previas, como la organización del inventario, la contratación de servicios y la comunicación con los empleados y proveedores. Este cronograma debe ser realista y, sobre todo, flexible, para poder adaptarse a posibles imprevistos.

Designar un responsable del traslado

Contar con una persona del equipo que se encargue de elaborar un inventario y de cuantificar el volumen de enseres que hay que trasladar puede ser una buena idea, independientemente de que una empresa de mudanzas acabe haciéndose cargo del traslado.

Como medida interna de control, nunca está de más saber qué hay que mover y cuál es la envergadura del traslado para calcular costes y ajustar la mudanza a las necesidades de la compañía. 

Involucrar al equipo

El mero hecho de hacer la mudanza ya va a trastocar la rutina diaria de todos los departamentos, así que es altamente recomendable contar con ellos para llevar a cabo la planificación y las consideraciones preliminares del traslado.

Dado que es algo que afecta a todos, es importante involucrar en el proceso a toda la plantilla para conocer sus necesidades e idear alternativas eficaces en caso de que la mudanza ocasione trastornos imprevistos.

Revisar las necesidades tecnológicas

Hoy en día, los sistemas informáticos, sobre todo en las empresas plenamente digitalizadas, son de una complejidad tremenda y suelen ser críticos para el funcionamiento de la empresa. Teniendo en cuenta que también serán trasladados en la mudanza, hay que asegurarse de que la mudanza se realiza de manera escalonada, y que los equipos no sufren daños.

Además, la idea de hacer un volcado preventivo de información para evitar pérdidas de información es excelente, por lo que antes de que dé comienzo la mudanza debería existir, al menos, una copia con todos los archivos digitales para garantizar el adecuado funcionamiento de la empresa durante el traslado.

Delegando la mudanza a una empresa especializada, se deja en manos de un equipo profesional el montaje y desmontaje de equipos, instalación de sistemas en destino y todo lo relacionado con el soporte técnico en la nueva oficina el día de la mudanza.

Organizar la disposición en la nueva oficina

Antes de mover nada, es necesario planificar cómo se distribuirá el mobiliario y los equipos en el nuevo lugar. Para ello se pueden usar planos del espacio, considerando aspectos como la ubicación de enchufes, tomas de red, iluminación natural y circulación del personal.

Una buena distribución no solo facilita la instalación, sino que también puede mejorar el rendimiento del equipo y la comodidad de los empleados. En algunos casos, puede ser útil contratar a un arquitecto o diseñador de interiores especializado en espacios de trabajo.

Minimizar la interrupción del trabajo

Las mudanzas de oficinas requieren de una planificación extrema. Y, dado que una empresa no puede detener su actividad por completo mientras se lleva a cabo el traslado, resulta fundamental que se planifique la forma de hacerlo de forma escalonada, sin que ningún departamento detenga por completo su actividad, y permitiendo que el embalaje y transporte de enseres se lleve a cabo de una manera gradual, eficiente y segura.

Flippers: la mejor opción para organizar y hacer la mudanza de una oficina

Aunque muchas empresas intentan gestionar las mudanzas de manera autónoma, la realidad es que la complejidad que entraña una mudanza de oficinas es tal que siempre es recomendable contar con los servicios de un equipo profesional especializado en traslados de oficinas.

Y Flippers.es, por sus más de 45 años de experiencia en el sector, su flexibilidad, sus servicios adaptados a cada traslado y su afán por el empleo de material de embalaje de calidad superior para una protección adicional, es la mejor opción para hacer una mudanza de oficina con las máximas garantías.

Además, Flippers cuenta con las certificaciones ISO 9001, 18001 y 45001, por su compromiso con la calidad, la seguridad y la sostenibilidad medioambiental, una muestra del trabajo que se lleva a cabo para ofrecer el servicio de mudanzas de oficinas más eficiente, adaptado y profesional.